「ChatGPT便利って聞くけど、実際の仕事でどう使えるの？」
「英文メールとか議事録とか、本当にAIに任せて大丈夫？」
「事務仕事をどこまで自動化できるの？」
私は30代・海外とのやり取りが多い貿易事務の仕事をしています。1日中PC作業、ルーティンワーク多め、マーケ部所属、海外本社とのチャット・メールが英語。正直、AIがなかった頃の自分に戻れと言われたら無理ってくらい、ChatGPTとGeminiとNotebookLMに頼り切った働き方をしています。
この記事では、私が実際にどうAIを使って7時間の所定労働時間を実稼働2〜3時間まで圧縮しているか、使い方を全部出します。事務職・オフィスワーカーの人なら、たぶん同じパターンで時短できるはず。
- 筆者：30代・貿易事務・マーケ部所属
- 業務：1日中PC作業／ルーティン多め／海外本社と英語チャット
- 使用AI：ChatGPT Plus（個人）＋Gemini（会社法人契約）＋NotebookLM
- 結果：イレギュラーなければ実稼働2〜3時間／日（テレワークOK）
7時間が2時間になった経緯
もともと私、英語は読み書きできるけど、ネイティブとビジネスでやり取りするスピードには追いつけませんでした。海外本社のシンガポール人からチャットが飛んできて、5分以内にテンポよく返さなきゃいけない場面で、毎回10分以上考え込んでしまう。メール文を1通書くのに30分かかることもザラ。
それを解決してくれたのが、個人で契約したChatGPT Plusでした（当時は会社でAI利用の方針が固まっていなかったので、個人契約で業務用途に差し支えない範囲で使っていました）。これで英文メールの下書きが5秒で出るようになり、チャットのレスポンスも爆速に。
- 英文メール1通：30分 → 3分
- 英文チャット応対：都度10分考える → ほぼリアルタイム
- Excelルーティン集計：1時間 → 10分
- 議事録作成：1時間 → 15分
- 社内問い合わせ対応：都度調べ物30分 → NotebookLMで2分
最近は会社がGeminiを法人契約してくれたので、業務用途は堂々とGeminiに切り替えつつあります。AIの選択肢が増えるのは単純にありがたい。
英文メール：第二の私を育てる使い方
ここが一番推したい使い方。普通にAIに英訳させるだけだと「誰が書いても同じ無機質な英文」になりがちですが、ちょっと仕込みを入れると"第二の私"が完成します。
You are my business writing assistant. Please remember the following about me and use it for all future replies: 【My role】 - Trade operations / Marketing division - Daily communication with Singapore HQ 【My writing style】 - Friendly but professional tone - Use casual greetings like "Hi [name]" not "Dear" - Keep emails concise, 3-5 lines max - I often use "Let me check and get back to you" instead of committing immediately - I dislike overly formal phrases like "Please be informed that..." 【My personality】 - Polite but direct - Prefer bullet points over paragraphs - Add light emojis occasionally (😊 or 👍) in internal chats only When you draft emails for me, match this style exactly.
これを一度仕込んで、ChatGPTのMemory機能やカスタムGPTで記憶させます。以降は「この内容で返信文作って」と言うだけで、私らしい英文が出てくる状態に。実際に海外本社のメンバーからは「あなたの英語、最近すごく自然になったね」と言われました（AIが書いてるとは言ってないけど、ありがたい誤解）。
- 自分の人格で返信できる（機械翻訳感なし）
- レスポンス速度が圧倒的に上がる
- 英語力がなくても、英語で伝えたい内容を日本語でAIに伝えられればOK
- 新しい表現を学ぶ教材にもなる（AIの出力を読むだけで勉強になる）
日本語メール：お断りメールのストレスから解放
実はこれが、私にとって一番精神的に大きかったAI活用です。営業さんからの提案や、社内の無理な依頼を断るメール、みなさん書くのしんどくないですか？
私は昔から「断る」という行為が苦手で、メールを書くだけで1時間くらい悩んで、結局遠回しすぎて伝わらない文になって、相手から再度提案が来て、また悩む…みたいな悪循環に陥っていました。それをChatGPTにやってもらうようになってから、精神的にめちゃくちゃ楽になったんです。
以下の内容でお断りのメールを作ってください。 - 相手：取引先の営業担当Aさん - 提案内容：新しいサービスの導入提案 - 断る理由：今年度の予算配分が既に決まっているため - トーン：丁寧・誠実・関係を継続する意思あり - 次アクション：来期の予算策定時に改めて情報共有を依頼 避けたい表現： - 「お断り申し上げます」のような硬すぎる表現 - 相手を否定するような言い回し - 曖昧で伝わらない断り方（遠回しすぎない）
AIが書いてくれた文を読むと、「こんなふうに断ってよかったんだ」と客観視できるのもメリット。自分だけで書くと感情が入ってしまうけど、AIはフラットに書くので、いい意味でドライに処理できます。
断ること自体が苦痛じゃなくなると、仕事全体のストレスが激減します。私はこれで、「断る」という行為への恐怖心が3ヶ月くらいで消えた。これは金額に換算できない価値。
Excelルーティン：一回教えたら一生使える
事務職あるあるの「毎月同じExcel集計」問題。これもAIに一回手順を教えると、翌月から「いつものやつ」と言うだけで関数式やマクロを出してくれます。
具体的にはこういう使い方です。
- Excelの生データをAIに見せる（個人情報はマスキング）
- やりたい集計を自然言語で伝える（例：「A列で商品別にSUMIFして、B列に単価をVLOOKUPで付けて」）
- AIが関数式を返してくれる
- 手順を「ルーティン〇〇用」としてメモ化
- 翌月からはメモを投げるだけ
ルーティン作業って「同じことを違う日にやる」ので、毎回新しい作業として認識してる自分が損をしているんです。AIに一度プロセスを覚えさせれば、次からはスイッチを押すだけ。これ、事務職こそ最大の恩恵を受ける使い方。
さらに進化させたいなら、Google Apps Script (GAS) 連携でエージェント型に寄せる方向もアリ。私もこれから試したい領域です（メールの自動下書き作成とかに使えそう）。
NotebookLM：組織の共通知識基盤として
これはChatGPTとは別の使い方。NotebookLMは、資料をアップロードしてそれを元にAIが答えてくれるGoogleのツール。貿易の仕事では、海外の規制・関税・法律など「一度調べて全員で共有したい知識」が山ほどあります。これをNotebookLMに集約しています。
📚 NotebookLMの使い所（私の場合）
- 各国の輸入規制・HSコード情報
- 社内独自ルールの運用マニュアル
- 過去の案件対応ログ（ベストプラクティス蓄積）
- 会議議事録のアーカイブ（あとから検索可能に）
ポイントは「個人のAI」じゃなくて「チームのAI」として使えること。誰かが知識をまとめて入れておけば、他のメンバーが自然言語で質問して答えを得られる。暗黙知が形式知になる瞬間です。
AIに任せてはいけない業務の線引き
ここは強調しておきたいところ。AIで何でも時短できるように見えますが、絶対に任せてはいけない領域があります。
- 顧客の個人情報（氏名・住所・連絡先など）
- 社内の機密情報（未公開の数字・戦略・人事）
- 取引先の契約内容
- 会社で許可されていないAIツールの利用そのもの
- 法律・コンプラ判断が必要な業務の最終判断
会社のデータをAIに投げる際は、必ず情報システム部門やコンプライアンス部門の指針を確認してから使うのが鉄則。私の会社ではGeminiが法人契約されて「業務でのAI利用ルール」が整備されたので、それ以降は安心して使えています。
「この情報がもし外に漏れたら、会社や顧客にどんな損害が出るか？」を想像して、少しでも怖いと感じたらAIには入れない。これがシンプルで確実な判断基準です。
まとめ：事務職こそAIで最大化できる
AI活用というと「エンジニアがコードを書くため」「クリエイターがコンテンツを作るため」のイメージが強いけど、実は事務職・オフィスワーカーこそ恩恵が大きいと感じています。なぜなら、事務仕事はパターン化された作業が多いから。パターンがあるものはAIの得意領域。
私の場合、7時間業務が実質2〜3時間に圧縮された結果、空いた時間で副業もできるし、勉強もできるし、自分のケアにも時間を使えるようになりました。これはDINKSライフの豊かさを何倍にもしてくれています。
- 英文メールは「第二の私」を育てて任せる
- お断りメールこそAIに任せるとメンタルが楽になる
- Excelルーティンは一度教えたら一生使える
- NotebookLMでチーム全員の知識基盤を作れる
- 個人情報・機密情報は絶対にAIに入れない
- 会社のAI利用ルールは必ず確認する
※本記事は筆者個人の業務体験に基づくものであり、同様の手法で同じ時短効果を保証するものではありません。AIの業務利用にあたっては、必ず所属組織の情報セキュリティ・コンプライアンス規定を遵守してください。個人情報保護法・不正競争防止法等に違反する情報のAI入力は絶対に避けてください。